What is a 403 declaration? Group exemption (groepsvrijstelling) and filing explained
De 403-verklaring is de schriftelijke verklaring waarmee een consoliderende moedervennootschap zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de schulden van een groepsmaatschappij. Zij is de kern van de groepsvrijstelling in art. 2:403 BW: de dochter wordt daarmee vrijgesteld van de inrichtings-, publicatie- en accountantseisen voor haar eigen jaarrekening. U deponeert bij de KVK de 403-verklaring (eenmalig), jaarlijks een instemmingsverklaring en de geconsolideerde jaarrekening.
Key data
Voor wie: een groepsmaatschappij waarvan de financiële gegevens door een Nederlandse of EU/EER-rechtspersoon worden geconsolideerd.
Rechtsgrond: art. 2:403 BW (Burgerlijk Wetboek Boek 2, Titel 9).
Wat u deponeert bij de KVK: de 403-verklaring (eenmalig), de instemmingsverklaring (jaarlijks) en de geconsolideerde jaarrekening.
Termijn geconsolideerde jaarrekening: binnen 6 maanden na de balansdatum (of 1 maand na een toegestane latere openbaarmaking).
Regulator: handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK).
Format: SBR (XBRL-instance) of het Europese iXBRL (XHTML), afhankelijk van regime en stelsel.
What is a 403 declaration?
Een 403-verklaring is de verklaring waarmee de consoliderende rechtspersoon, doorgaans de moeder, zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor alle schulden die voortvloeien uit rechtshandelingen van de groepsmaatschappij. De aansprakelijkstelling vervangt de bescherming die crediteuren normaal ontlenen aan de gepubliceerde jaarrekening van de dochter.
De groepsvrijstelling van art. 2:403 BW is de regeling die op deze aansprakelijkstelling rust. Een groepsmaatschappij die aan alle voorwaarden voldoet, is vrijgesteld van de inrichtingseisen van Titel 9 én van het publiceren en laten controleren van haar eigen jaarrekening. In de plaats daarvan steunt de dochter op de geconsolideerde jaarrekening van de moeder.
⚠ De vrijstelling ontslaat de groepsmaatschappij van de inrichting, openbaarmaking en controle van haar eigen jaarrekening. Zij neemt de administratieplicht niet weg. De dochter moet haar administratie gewoon blijven voeren; alleen de eigen jaarrekeningverplichtingen vervallen.
All conditions for the group exemption (groepsvrijstelling)
Een groepsmaatschappij kan de vrijstelling van art. 2:403 BW alleen toepassen als alle onderstaande voorwaarden zijn vervuld:
Consolidatie. De financiële gegevens van de groepsmaatschappij worden geconsolideerd door een andere Nederlandse of EU/EER-rechtspersoon.
Schriftelijke instemming (instemmingsverklaring). De leden of aandeelhouders hebben schriftelijk ingestemd met de vrijstelling. Dit gebeurt elk jaar: na aanvang van het boekjaar, maar vóór de vaststelling van de jaarrekening over dat jaar.
Hoofdelijke aansprakelijkheid (403-verklaring). De consoliderende rechtspersoon heeft zich hoofdelijk aansprakelijk verklaard voor de schulden die voortvloeien uit rechtshandelingen van de groepsmaatschappij.
Geconsolideerde jaarrekening. De geconsolideerde jaarrekening, met bestuursverslag en accountantsverklaring, wordt gedeponeerd.
Deponering van de verklaringen. Zowel de 403-verklaring als de instemmingsverklaring worden in het handelsregister gedeponeerd.
Ontbreekt één van deze elementen, dan is de vrijstelling niet (meer) van toepassing en gelden voor de groepsmaatschappij de gewone inrichtings-, publicatie- en controle-eisen voor haar eigen jaarrekening.
What exactly you file with the KvK
De groepsvrijstelling leidt niet tot “niets deponeren”, maar tot een andere set stukken. De depotmechaniek verschilt per stuk:
Stuk | Frequentie | Termijn |
|---|---|---|
403-verklaring | Eenmalig, blijft gelden tot intrekking | Loopt door totdat zij wordt ingetrokken |
Instemmingsverklaring | Elk jaar | Jaarlijks, vóór vaststelling van de jaarrekening over dat jaar |
Geconsolideerde jaarrekening | Jaarlijks | Binnen 6 maanden na de balansdatum (of 1 maand na een toegestane latere openbaarmaking) |
403-verklaring: wordt één keer gedeponeerd en loopt door totdat zij wordt ingetrokken. U deponeert haar dus niet elk jaar opnieuw.
Instemmingsverklaring: wordt elk jaar opnieuw gedeponeerd, omdat de schriftelijke instemming per boekjaar moet worden gegeven vóór de vaststelling van die jaarrekening.
Geconsolideerde jaarrekening: wordt gedeponeerd binnen 6 maanden na de balansdatum, of binnen 1 maand na een toegestane latere openbaarmaking.
The group exemption (groepsvrijstelling) in SBR and iXBRL: digital filing
Een 403-set is precies het type filing waar standaardsjablonen vastlopen: u deponeert niet de enkelvoudige jaarrekening van de dochter, maar een geconsolideerde jaarrekening plus losse verklaringen. Dat vraagt om het juiste SBR-aanknooppunt en de juiste tagging.
De geconsolideerde jaarrekening volgt de elektronische deponeringsregels die per grootteregime en boekjaar gelden. Sinds boekjaar 2024 bestaat er een formatkeuze: deponeren in SBR (XBRL-instance) of in het Europese iXBRL (XHTML). Rapporteert u onder IFRS of valt de entiteit onder CSRD, dan is iXBRL verplicht. Voor middelgroot en groot moet daarnaast een accountantsverklaring worden meegestuurd via SBR Assurance.
⚠ Bepaal het toepasselijke grootteregime en stelsel (Dutch GAAP of IFRS) vóór u het format kiest; dit bepaalt of iXBRL verplicht is en welke accountantsverklaring is vereist.
Wilt u begrijpen hoe de geconsolideerde jaarrekening van uw groepsstructuur wordt omgezet naar een valide iXBRL-bestand? Bekijk hoe een jaarrekening omzetten naar XBRL in de praktijk werkt.
Related topics
Geconsolideerde jaarrekening: consolidatieplicht en vrijstellingen, wanneer consolidatie verplicht is en welke vrijstellingen naast art. 2:403 bestaan.
Tussenhoudstervrijstelling en consolidatie onder art. 2:408 BW, een veelverwarde regeling die alleen van consolidatie vrijstelt, niet van de eigen enkelvoudige jaarrekening.
Jaarrekening omzetten naar XBRL: digitaal deponeren via SBR of iXBRL, het praktische proces voor digitale indiening bij de KVK.
Frequently asked questions
Wat is een 403-verklaring? Een 403-verklaring is de schriftelijke verklaring waarmee een consoliderende moedervennootschap zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor alle schulden die voortvloeien uit rechtshandelingen van een groepsmaatschappij. Zij is de kern van de groepsvrijstelling (art. 2:403 BW): door deze aansprakelijkstelling te deponeren, kan de dochtermaatschappij worden vrijgesteld van de verplichting om haar eigen jaarrekening op te maken, te publiceren en te laten controleren.
Wat is het verschil tussen de 403-verklaring en de instemmingsverklaring? De 403-verklaring is de aansprakelijkstelling van de moeder en wordt eenmalig gedeponeerd; zij loopt door tot intrekking. De instemmingsverklaring is de schriftelijke instemming van de leden of aandeelhouders met de vrijstelling en moet elk jaar opnieuw worden gegeven (vóór vaststelling van de jaarrekening) en opnieuw worden gedeponeerd.
Stelt de groepsvrijstelling de dochter vrij van álle verplichtingen? Nee. De vrijstelling ontslaat de groepsmaatschappij van de inrichting, openbaarmaking en accountantscontrole van haar eigen jaarrekening. De administratieplicht blijft bestaan: de dochter moet haar administratie gewoon blijven voeren.
Binnen welke termijn moet de geconsolideerde jaarrekening worden gedeponeerd? Binnen 6 maanden na de balansdatum, of binnen 1 maand na een toegestane latere openbaarmaking. Deze geconsolideerde jaarrekening vervangt voor de dochter de eigen publicatieplicht en omvat het bestuursverslag en de accountantsverklaring.
Mag een buitenlandse moeder de consolidatie verzorgen? De consolidatie moet plaatsvinden door een Nederlandse of EU/EER-rechtspersoon. Of een specifieke buitenlandse structuur kwalificeert, hangt af van de exacte rechtsvorm en zetel; toets dit aan art. 2:403 BW en de primaire bron.
In welk format deponeer ik de geconsolideerde jaarrekening: SBR of iXBRL? Sinds boekjaar 2024 mag u kiezen tussen SBR (XBRL-instance) en het Europese iXBRL (XHTML). Rapporteert u onder IFRS of valt u onder CSRD, dan is iXBRL verplicht. Het toepasselijke grootteregime bepaalt of een accountantsverklaring (SBR Assurance) moet worden meegestuurd.
Doc2iXBRL for 403-filings
Een 403-set vraagt om het juiste SBR-aanknooppunt, de juiste tagging van de geconsolideerde jaarrekening en validatie vooraf van alle stukken samen. Doc2iXBRL brengt de stukken in kaart, valideert tegen de filingregelset (Arelle plus eigen pre-filing checks) en houdt de reviewer in controle, zonder een KVK-uitkomst te garanderen. Wilt u zien hoe dit voor uw groepsstructuur werkt?
Book a demoSources
Burgerlijk Wetboek Boek 2, art. 2:403, wetten.overheid.nl: https://wetten.overheid.nl/BWBR0003045
Kamer van Koophandel (KVK), deponeren jaarstukken: https://www.kvk.nl
SBR Nederland, standard business reporting: https://www.sbr-nl.nl