Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke

Ontos B.V. (exploitant van Doc2iXBRL) is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens. U kunt contact met ons opnemen via:

De iXBRL Reader (openbare tool)

Onze iXBRL Reader is een gratis, openbare tool die iedereen zonder account kan gebruiken. Wanneer u een getagd iXBRL Report Package uploadt, is dat bestand een financieel verslag dat persoonsgegevens kan bevatten van anderen dan uzelf, zoals bestuurders, ondertekenaars of accountants. In dit onderdeel leggen wij uit hoe wij die gegevens verwerken en welke keuzes u heeft. Het verlenen van de onderstaande optionele toestemmingen is geheel uw eigen keuze en het weigeren ervan heeft geen invloed op uw gebruik van de Reader.

Doeleinden en rechtsgrond

De toestemmingen voor opslag en marketing zijn optioneel en staan los van elkaar. De Reader werkt volledig, ongeacht of u ze verleent, en wij leggen uw toestemmingskeuzes vast zodat wij deze desgevraagd kunnen aantonen.

Ontvangers en verwerkers

Wij gebruiken Supabase als verwerker voor database- en bestandsopslag. Supabase handelt op onze instructie onder een verwerkersovereenkomst en uitsluitend om hosting en opslag voor de Reader te leveren.

Wij proberen primaire hosting en opslag in de EU te houden. Waar verwerking een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER) omvat, vertrouwen wij op Standaard Contractuele Clausules (SCC's) of gelijkwaardige waarborgen, zoals beschreven in het onderdeel 'Internationale Gegevensoverdracht' hieronder.

Hoe lang wij uw upload bewaren

• Zonder de opslagtoestemming: uw bestand wordt tijdelijk verwerkt en de persoonsgegevens daarin worden binnen 30 dagen gewist, behoudens beperkte back-upretentie en herstelvensters.
• Met de opslagtoestemming: wij bewaren uw bestand maximaal 24 maanden, waarna het wordt verwijderd, tenzij u uw toestemming eerder intrekt of om verwijdering verzoekt.
• Verwijdering op verzoek: u kunt ons op elk moment vragen een geupload bestand en de persoonsgegevens daarin te verwijderen, en wij doen dit zonder onnodige vertraging.

Persoonsgegevens van andere personen in het bestand

Een Report Package kan persoonsgegevens bevatten van andere personen dan degene die het uploadt, bijvoorbeeld de namen en handtekeningen van bestuurders, commissarissen of accountants. Wij verwerken die gegevens uitsluitend om de Reader uit te voeren en, waar u daarvoor toestemming heeft gegeven, om het product te testen en te verbeteren.

Wanneer u een bestand uploadt, bevestigt en garandeert u dat u het recht heeft het te delen en ons toestemming te verlenen het voor deze doeleinden te verwerken. U bent er verantwoordelijk voor dat u eventuele persoonsgegevens in het bestand mag delen.

Bent u een persoon die in een geupload verslag wordt genoemd en wilt u uw rechten op grond van de gegevensbescherming uitoefenen of verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken, dan kunt u contact met ons opnemen via contact@doc2ixbrl.com. Wij geven gevolg aan uw verzoek, ook al heeft u het bestand niet zelf geupload.

Uw rechten en hoe u deze uitoefent

Voor gegevens die via de Reader worden verwerkt, heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Om deze rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via de gegevens in de onderdelen 'Verwerkingsverantwoordelijke' en 'Contact' van dit beleid.

Waar onze verwerking berust op toestemming (het opslaan van uw bestand om het product te verbeteren, of marketing-e-mail), kunt u die toestemming op elk moment intrekken, even eenvoudig als u die heeft gegeven. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, als u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden.

Gegevens die Wij Verzamelen

Wij verzamelen verschillende soorten informatie om onze dienst te leveren en te verbeteren:

Persoonlijke Informatie

• Naam en e-mailadres wanneer u een account aanmaakt
• Organisatienaam en -gegevens
• Betalingsgegevens wanneer u een abonnement afsluit (verwerkt door onze betalingsprovider)
• Communicatie wanneer u contact met ons opneemt

Documenten en Content

• Financiële documenten die u uploadt voor conversie (PDF, DOCX)
• Gegenereerde iXBRL-uitvoerbestanden

Gebruiksgegevens

• Loggegevens inclusief IP-adres, browsertype en toegangstijden
• Apparaatinformatie en identificatoren
• Hoe u onze dienst gebruikt

Hoe Wij Uw Gegevens Gebruiken

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

AI Gegevensverwerking

Uw documenten worden verwerkt met behulp van AI-technologie om financiële gegevens te extraheren en te koppelen. Belangrijke informatie over deze verwerking:

• Documentinhoud kan worden gedeeld met geselecteerde AI- en OCR-aanbieders, uitsluitend voor zover nodig om tekst te extraheren, documentstructuur te analyseren en taxonomiemappings voor te stellen
• De specifieke aanbieders die wij gebruiken kunnen in de tijd wijzigen. Gedetailleerde providerinformatie, subverwerkersdetails en doorgiftewaarborgen zijn op verzoek beschikbaar
• Wanneer verwerking aanbieders buiten de EER omvat, vertrouwen wij op contractuele en technische waarborgen die passend zijn voor die doorgifte
• Wij gebruiken uw documenten of gegenereerde output niet om onze eigen modellen te trainen, en review voor productverbetering staat uit tenzij u of uw workspace die heeft ingeschakeld

Gegevens Delen

Wij delen uw gegevens met categorieen van dienstverleners die ons helpen de dienst te exploiteren:

Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens alleen zolang als nodig is om de dienst te leveren, wettelijke verplichtingen na te komen en veilige herstelprocessen te ondersteunen:

• Accountgegevens: Bewaard zolang uw account actief is en in het algemeen tot 30 dagen na accountverwijdering of contractbeeindiging, tenzij de wet een langere bewaartermijn vereist
• Geuploade documenten: Bewaard zolang uw account actief is en verwijderd binnen 30 dagen na accountverwijdering of contractbeeindiging, met beperkte back-upretentie en herstelvensters. U kunt individuele documenten via de Dienst verwijderen
• Conversieresultaten: Bewaard zolang uw account actief is en verwijderd volgens hetzelfde schema als het gerelateerde account of de gerelateerde workspace, met beperkte back-upretentie

Uw Rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden.

Cookies

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om uw ervaring op onze website te verbeteren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen en ons helpen onze dienst te leveren en te verbeteren.

Soorten Cookies die Wij Gebruiken

• Noodzakelijke Cookies: Essentieel voor websitefunctionaliteit, authenticatie en beveiliging. Kunnen niet worden uitgeschakeld.
• Analytische Cookies: Helpen ons te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken om de gebruikerservaring te verbeteren.
• Marketing Cookies: Worden gebruikt om relevante advertenties te tonen en de effectiviteit van campagnes te meten.

Internationale Gegevensoverdracht

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Wij proberen primaire hosting en opslag in de EU te houden, maar een beperkt deel van verwerking of ondersteuning kan niet-EER-doorgiften omvatten.

Waar niet-EER-doorgiften plaatsvinden, vertrouwen wij op Standaard Contractuele Clausules (SCC's) of gelijkwaardige waarborgen en kunnen wij op verzoek nadere toelichting geven.

Beveiliging

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen:

• Alle gegevens worden tijdens transport versleuteld met TLS/SSL
• Gegevens in rust worden versleuteld met industriestandaard encryptie
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel
• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen en monitoring worden uitgevoerd

Wijzigingen in Dit Beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen u op de hoogte stellen van materiële wijzigingen door het nieuwe beleid op deze pagina te plaatsen en de 'laatst bijgewerkt' datum te actualiseren. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te bekijken.

Contact

Als u vragen heeft over dit privacybeleid of onze gegevenspraktijken, neem dan contact op met Ontos B.V.: